Senior Administrative & Recruitment Assistant - PlusOne - Louvain-la-Neuve

PlusOne est un bureau de recrutement de profils scientifiques et technologiques exclusivement destiné aux petites structures innovantes. Nous accompagnons les start-up et PME dans leur croissance par le recrutement de nouveaux collaborateurs. Depuis 10 ans, nous sommes actifs sur 3 marchés : Biotech, Medical Device et Hightech. Nous sommes présents à Louvain-La-Neuve, Liège et Leuven.

Afin de répondre à la forte croissance de notre activité, nous sommes à la recherche d’un(e): « Senior Administrative & Recruitment Assistant ».

Dans cette fonction, vous jouerez un rôle central en prenant en charge les tâches administratives et vous supporterez l’équipe sur l’ensemble des étapes de la mission de recrutement.

Votre rôle

• Support aux missions de recrutement :

• Création de la mission de recrutement dans nos applications
• Mise en page de la description de fonction
• Publication de la description de fonction sur notre website et sur les réseaux sociaux
• Organisation des entretiens avec les candidats et les clients
• Enregistrement des cv dans notre base de données
• Mise à jour des candidatures dans la base de données
• Téléchargement des notes d’interview et mise à jour du dossier candidat dans la base de données
• Envoi des Rejection Letters
• Classement – archivage
• Assurer les contacts avec les Universités

• Support administratif :

• Prise d’appels téléphoniques
• Accueil des visiteurs
• Commandes de fournitures

• Personal Assistant de la CEO :

• Préparation des fichiers et préparation des dossiers pour les meetings internes
• Gestion de documents divers : traduction, mise en page, archivage sur Sharepoint
• Support et suivi de dossiers administratifs divers
• Gestion des agendas

• Support commercial:

• Préparation des offres et contrats
• Envoi des offres et contrats et suivi de la signature
• Sauvegarde des offres et contrats sur Sharepoint
• Mise à jour du CRM
• Support à l’organisation de nos événements/wébinaires et suivi des inscriptions

• Support à la facturation et à la comptabilité :

• Facturation clients : suivi des paiements et gestion des rappels
• Encodage des informations de facturation
• Gestion des factures fournisseurs et encodage dans Winbooks

• Support à la communication et au marketing :

• Gestion de la page Plus One sur LinkedIn
• Recherche et planification d’évènements tel que participation à des job fairs, networking events, student fairs…
• Mailing candidats
• Mise à jour de nos informations sur notre website et les réseaux sociaux

• Vous disposez d’un Bachelier « Assistant(e) de Direction « ou en « Ressources Humaines » ou d’un diplôme équivalent
• Vous avez l’esprit d’équipe, le sens du partage et de la communication
• Vous parlez et écrivez parfaitement le français
• Vous êtes à l’aise en anglais à l’oral et à l’écrit
• Vous jonglez facilement avec les outils bureautiques (Office 365)
• Vous êtes rigoureux(se), structuré(e) et organisé(e)
• Vous êtes flexible et « multitâches »
• Vous êtes orienté(e) client, vous avez le sens du service et le goût des choses bien faites
• Vous avez un intérêt pour le recrutement et/ou les ressources humaines
• Vous êtes disponible pour un engagement (CDD ou CDI) au terme du stage

Le petit secret du succès de notre équipe : un bon mix de profils de recruteurs juniors et très expérimentés où le respect, la confiance, l’entraide et le partage d’expérience permettent à chacun(e) de s’épanouir et de se développer !